El Archivista en general es una persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en el mismo, por lo que tendrá a su cargo o servirá, en el caso de los Archivos Judiciales, como responsable del conjunto de documentos producidos y acumulados por
la Administración de Justicia, conservados en forma debidamente organizada para la toma de decisiones en materia judicial. Se constituyen por tanto en garantes de una archivo especializado, creado para atender en forma prioritaria la labor de la justicia en aras de la celeridad procesal.
Por tanto el Archivo Judicial, es el centro motor de la actividad tribunalicia, pues en ellos reposan los insumos con los cuales trabajan quienes ejercen la función de Jueces. Ellos sirven como fuente primordial y directa de información judicial; lo que significa que sin el apoyo de archivos bien estructurados ningún tribunal podría ejecutar su actividad judicial. Esta importancia se determina por la obtención concreta de un objetivo que deberá asegurar la conservación y preservación de su archivaría orgánicamente producida en el curso de sus actividades, la organización de sus fondos documentales y la consulta fácil y oportuna de esos fondos, mejorando así la eficacia administrativa con base a un flujo de información completa y pertinente.
En consecuencia, la finalidad del sistema de archivos judiciales es la de contar con una estructura archivística uniforme dentro del ámbito de la justicia, que responda a la necesidad real que tienen los tribunales de mantener en forma organizada y accesible los soportes documentales que le dan vida a los procesos judiciales en los cuales actúa el tribunal. Por lo tanto, los archivos judiciales tienen una finalidad legal, esta finalidad está determinada por el ciclo vital de los documentos ya que toda documentación nace, crece y muere o permanece y a esta consideración no escapan los archivos judiciales.
Existen varios tipos de archivistas que podemos clasificarlos como:
Aquellos que llegan por equivocación o necesidad al campo laboral y descubren, pasado el tiempo que es un trabajo interesante y que pagan bien. Lastimosamente en la Universidad de Los Andes ubicada en el Estado Mérida no existe la Archivología como carrera por lo que los Archivistas Judiciales terminan estudiando Derecho.
Aquellos profesionales de otros campos del saber que por cosas del destino terminan prestando sus servicios profesionales en el campo de la archivística como coordinadores, directores de proyectos, gerentes de empresas especializadas en servicios archivísticos.
En fin, de todos y de esa gran variedad se debe rescatar un común denominador muchas veces imperceptible, silencioso y que muchas veces cuesta trabajo decirlo en voz alta: el amor, la pasión, el desvelo por conocer y llegar a las entrañas más profundas de aquello que surge, casi sin darnos cuenta, como resultado del hacer conciente y voluntario de las instituciones y que se llama ARCHIVO. Ser archivista significa tener la valentía de enfrentarse todos los días y tratar de dominar y poner en servicio marejadas de papeles, datos e información que van por el mundo sin un padre responsable que los creo y que desconoce el valor intelectual y económico de esos hijos documentos (por aquello de la gestión documental y el ciclo de vida de los documentos). Ser archivista es profesar una fe por algo que parece imposible de lograr como es cambiar el pensamiento y la cultura de las organizaciones del estado por la inadecuada administración de sus recursos de información.
El verdadero archivista es aquel que ha estado en mangas de camisa, con la rodilla doblada sobre el piso, no venerando los documentos, sino hurgando entre cajas tratando de encontrar aquello que le han solicitado y que sufre la angustia de que si no aparece, todo lo que ha construido lentamente, día a día, se derrumbará.
La función social del Archivista Judicial se corresponde con esos principios establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, como es ese principio básico de construir un Estado Social de Derecho y de Justicia.
En primer lugar el Archivista debe ser un profesional que enseñe y oriente a los gestores de información para que, en mi definición de la gestión documental, embaracen bien al Tribunal de documentos y ejerzan, en consecuencia, una paternidad documental responsable. En otras palabras, debe generar las estrategias que estén a su alcance para que los funcionarios adecuados produzcan los documentos adecuados en el marco de los procesos adecuados. En segundo lugar, el archivista está llamado a ser un educador de usuarios en el concepto de “cultura organizacional” en cuanto al alcance del uso y explotación de los recursos de información, que es el primer escalón de la acción del Estado. En tercer lugar, debe ser un sensibilizador y promotor de las mejores prácticas en los procesos, dado su conocimiento de la de información y en cuarto lugar debe ser un líder del cambio puesto que a través de los procesos de administración de archivos se evidencia la dinámica permanente de las instituciones. Lástima que en la Administración de Justicia el Archivista sea un personal subalterno considerado de muy poca importancia y subestimado por sus jefes inmediatos. En el caso de los Tribunales Unipersonales los Archivista Judiciales son tratados como funcionarios que deben prestar y recibir expedientes a usuarios del Tribunal desestimando los conceptos que se instruyen en los diferentes “Talleres de Inducción Básica de Archivística Judicial” que dicta el Tribunal Supremo de Justicia a través de la Escuela Nacional de la Magistratura. Pongo un ejemplo: En el Tribunal de Primera Instancia donde laboro aún cuando comuniqué algunos métodos de archivística aprendidos que se debían aplicar para el mejor funcionamiento del Archivo y por ende del Tribunal y de la Administración de Justicia, simplemente la Secretaria de ese Tribunal le comunicó a Juez que hasta que eso no llegará por escrito ella no lo implementaría ¡semejante atrocidad! Debo advertir que este es un caso excepcional y que esto no ocurre en todos los Tribunales merideños que casi en su totalidad han implementado los sistemas de Archivística aprendidos pero que en otros como en el caso donde trabajo simplemente le hacen caso omiso a estas directrices y entonces el esfuerzo de la ENM y del TSJ se desvanece con funcionarios como este. Se llega al colmo de endosarle el Diario de Secretaría al Archivista Judicial (como en el caso del Juzgado donde me encuentro destacado) y cuando por alguna razón hace falta el Diario que es responsabilidad de Secretaría endosado al Archivista pues se le reclama al Archivista ¿habían visto barbaridad como esta?
Estás consideraciones las hago en el marco de la celebración del día nacional del Archivista: 28 de marzo, decretado por Gaceta Oficial de la República en fecha 27 de febrero de 1974, en memoria del precursor de la Independencia, Francisco de Miranda, ya que éste, produjo, guardó, recopiló y custodió uno de los archivos más importantes que se conocen 63 volúmenes que reúnen buena parte de su actividad revolucionaria y reposan en la Academia Nacional de la Historia. Este archivo, de tanta importancia para la historia de Venezuela, fue declarado patrimonio de la humanidad. En este sentido, se proclamó el 28 de marzo, Día Nacional del Archivador, fecha de nacimiento del precursor, para engrandecer el oficio del Archivista en especial del Judicial.
El Archivista Judicial es un empleado que se preocupa por su formación profesional. En efecto, en los tribunales merideños la mayoría de Archivistas Judiciales o son estudiantes de Derecho o son profesionales egresados como abogados de las Universidades públicas de nuestro país tal y como lo señalara al principio de esta reflexiones.
En este contexto, el Archivista Judicial del siglo XXI debe dar respuestas a situaciones como la adecuada gestión y conservación de documentos en soportes producto de las nuevas tecnologías, como es la implementación del Juris, como se hace en algunos Circuitos Judiciales del país, en fin, tiene muchas y nuevas posibilidades de hacer que la archivística se continué consolidando.
Por último el SUONTRAJ seccional Mérida saluda a todas aquellas personas que dedican su tiempo y esmero en la preservación de los documentos judiciales y reafirma de esta manera su compromiso de custodiar la memoria colectiva de nuestro Estado, constituida por documentos únicos e irremplazables útiles para la Administración de Justicia, el funcionamiento del estado y la salvaguarda de los derechos ciudadanos.
Abg. Francisco Cermeño ZambranoSecretario de Organización Seccional y Secretario de Cultura y Formación Nacional
El Archivista en general es una persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en el mismo, por lo que tendrá a su cargo o servirá, en el caso de los Archivos Judiciales, como responsable del conjunto de documentos producidos y acumulados por 